Calculer correctement l'effort de Gestion de projet

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Dans un article précédent, nous proposions une méthode simple et limpide pour estimer (mais attention, cela reste une estimation) la durée d'une mission informatique.

L'idée sous-jacente était d'équilibrer « durée » et « équipe », tant il est vrai qu'il n'est pas intéressant de travailler avec une équipe pléthorique pendant une très courte période (ce qui suscite le besoin d'écrire un article sur les interactions de communication), et, inversement, il n'est pas souhaitable de travailler avec une équipe réduite à un seul individu sur une très longue durée. Il faut donc équilibrer l'un et l'autre, la durée de la mission et la taille de l'équipe, les fameux termes de l'équation mois-homme.

Alors s'il s'agit d'équilibrer la durée en mois et le nombre de personnes à affecter à l'équipe, il s'agit simplement de savoir, au départ de l'effort de travail calculé (effort, aussi appelé workload), le nombre de mois que cet effort implique.

Imaginons une mission dont l'effort a été calculé à 700 jours. Si une seule personne devait y travailler, cette personne devrait y consacrer 700 / 20 = 35 mois (pour autant qu'un mois équivaut à 20 jours de travail).

Équilibrer l'équipe et la durée revient simplement à calculer la racine carrée de ce nombre (ici 35), soit ± 6 dans notre cas (rappelons-nous qu'il s'agit d'une estimation !).

Ainsi, cette mission de 700 jours devrait être effectuée par 6 personnes durant 6 mois. Cette équipe de 6 personnes méritera une petite supervision et c'est exactement ici que porte le sujet précis de notre article.

En effet, il n'est pas rare de voir les plans de projet prévoir un pourcentage forfaitaire de 15% pour tenir compte de la gestion/supervision nécessaire au projet. Dans le cas qui nous occupe, voilà que le budget est donc augmenté de 700 x 15%, soit de 105 jours. Est-ce que cette approximation est valable ?

Disons-le tout de suite, oui cette estimation est valable ! Après tout, il ne s'agit que d'une estimation, et non d'un calcul exact. Mais il existe une manière plus précise de calculer l'effort de gestion de projet. C'est à cette autre façon d'estimer l'effort de Project Management que nous souhaitons vous initier.

L'effort de Gestion de projet calculé à la manière de Lato Sensu Management

Revenons donc un instant au calcul de la durée optimale du projet. Nous avons vu qu'elle était de 6 mois. L'équipe prévue serait donc de 6 personnes.

Le span de contrôle est le nombre de personnes qu'il est possible de superviser de manière directe. Dans beaucoup de secteurs il est de 7 à 8 personnes. Cependant, dans le secteur informatique, et plus particulièrement dans la gestion de projets "logiciels", il est de 5. Cela veut donc dire qu'un chef de projet sera capable de superviser 5 personnes. Si on a affaire à un chef de projet expérimenté, il pourra probablement superviser plus que 5 personnes, mettons pour l'exemple, 6.

On peut donc considérer que le chef de projet pourra, seul, assumer la responsabilité de la supervision des 6 personnes prévues comme étant l'équipe idéale pour le projet de 700 jours. Pour sûr, cette supervision associée à son travail administratif l'occupera plein temps. Si par contre, il n'avait eu à superviser que 3 personnes, alors cette supervision l'aurait occupé la moitié de son temps.

Ayant ainsi mis en place la rationalité du raisonnement on en déduit aisément que le chef de projet travaillera donc pendant toute la durée du projet, soit 120 jours à raison de 20 jours par mois.

Voilà qui explique (avec une véritable solidité de l'argument) donc qu'on prévoira 120 jours d'effort de gestion de projet là où un simple calcul forfaitaire prévoyait 105 jours. CQFD.

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