L'objectif de cet article est de fournir une ligne directrice dans la rédaction de vos minutes de meeting: les informations que doivent comporter vos minutes, les recommendations de rédaction, etc.
Vos minutes doivent être les plus factuelles possibles, libérées de toute émotion. Ce qui ne saurait vouloir dire d'éviter les points qui peuevent être sensibles, voire qui peuvent blesser.
Vos minutes doivent être assorties de décisions. C'est d'ailleurs le but premier d'un meeting (même si la ou les décisions ne pourront être dégagées qu'après plusieurs meetings). À ce titre, il est crucial de bien positionner les attentes du meeting … ce qui se fait par une bonne préparation.
Il est souvent nécessaire de passer par des étapes intermédiaires avant d'arriver à la solution (la ou les décisions). La construction de ces étapes intermédiaires se fera par la pose de jalons : les actions à entreprendre pour que la décision puisse se prendre.
Nous avouons sans gêne que chez Lato Sensu Management nous mêlons décisions et actions … mais cela ne nous dégage pas de l'obligation de publier une liste d'actions claires.
Et justement, de clarté il est question. Définir une action c'est définir :
Bien entendu, lorsque vous tiendrez plusieurs réunions qui s'enchaînent, il est de bon ton de revoir, à la réunion suivante, le statut des actions qui avaient été notées. Il est donc bienvenu de noter également le statut de chaque action (fait, pas fait, et autres statuts transitoires) et, le cas échéant, les résultats obtenus via l'action entreprise.
TODO: mettre une petite liste factice d'actions.
Il est non seulement indispensable d'écrire les minutes de meeting, mais également de les archiver. Sans archive, il est impossible d'y revenir pour vérifier si ce qui a été décidé a bel et bien été réalisé.
Nous stockons nos minutes sous format {{eXtensible Markup Language}}. Cela permet de les mettre en forme aisément suivant les standards propres en vigueur chez nos clients: un petit {{{XSL}}} est utilisé pour se charger de la transformation. C'est dans le logiciel Sentanaï que nous stockons nos minutes, les données du logiciel faisant régulièrement l'objet de copies de sauvegarde.